Jak usprawnić pracę w sekretariacie? - program pocztowy STEMPEL

Sekretariat, to miejsce zarządzania sprawami administracyjnymi, wsparcia dla pracowników firmy i jej właścicieli. To małe centrum logistyczne firmy, którego odpowiednie działanie zależy od sprawnego przepływu informacji i używania nowoczesnych narzędzi pracy. Jednym z nich jest System obsługi przesyłek STEMPEL®.

Każda firma w swojej działalności, w większym lub mniejszym zakresie, korzysta z usług pocztowych. Jednym z najczęściej wymienianych codziennych obowiązków sekretarki jest samodzielne sporządzanie korespondencji zewnętrznej. Według analityków czynność ta stanowi aż 77% zadań podczas przeciętnego dnia roboczego. Aby usprawnić ten proces Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT stworzyło kompleksowy, łatwy w obsłudze program wspomagający wysyłkę przesyłek pocztowych - STEMPEL®.

Nowoczesne narzędzie pocztowe
Program STEMPEL® wspomaga obsługę przesyłek pocztowych, m.in. paczek, pobrań, listów i przelewów. Aplikacja wspomaga obsługę nadawców pocztowych takich jak Poczta Polska, In Post oraz DPD. Podstawowym zadaniem programu jest pomoc w wypełnianiu niezbędnych do wysyłki druków, bez ciągłego przepisywania tych samych danych w różne miejsca. Raz wprowadzony adresat jest zawsze dostępny w bazie adresatów.
Dzięki tej wielofunkcyjnej aplikacji zamiast żmudnego, ręcznego wypisywania setek kopert wystarczy:

•  wpisać adresatów do podręcznej książki adresowej,
• określić jak ma wyglądać koperta (czy ma być nadrukowana nazwa bądź inne dowolne dane),
• wybrać rodzaj listu (zwykły, polecony),
• określić format koperty.

Przy drukowaniu dużej ilości kopert ważną i przydatną funkcją jest drukowanie tzw. automatem. W tym przypadku należy określić jedynie adresatów i włożyć odpowiednią ilość kopert do podajnika drukarki.

Aplikacja Biura Informatyki Stosowanej FORMAT umożliwia szybkie i sprawne wysłanie przesyłek pobraniowych. Dzięki wydrukowaniu gotowych druków określających rodzaj przesyłki (zwykła czy priorytetowa) i ewentualnych dodatkowych opcji (potwierdzenie odbioru, zadeklarowana wartość) oszczędzamy czas związany z ich ręcznym wypisywaniem. Przy masowej wysyłce wprowadzamy do programu pakiet kodów paskowych przydzielony przez Pocztę Polską. Program zarządza kodami, pozwala w prosty i nieskomplikowany sposób numerować kolejne wysyłane przesyłki pobraniowe. Podobnie jak przesyłkami pobraniowymi zarządza się wysyłką paczek.
W programie STEMPEL® możemy przygotowywać także druki przelewów bądź przekazów pocztowych (zwykłych - 3 odcinki lub masowych - 2 odcinki). A także drukować puste formularze przekazów i przelewów (typu Podatki oraz ZUS).